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冠亚娱乐学院学生资助档案管理办法


公告发布日期:2018-10-25

第一章 总则

第一条  为规范冠亚娱乐学生资助工作档案管理,提高资助育人工作效率,制定本办法。

第二条  学生资助工作档案是指本院在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的,对受助学生本人、学校以及上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录,包含但不限于文字、图表、声像及电子文件等载体。

第三条  归档的文件材料须按年度或学年立卷,各系(部)在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,按照本制度的规定,分别立卷归档。

第四条  归档承办人员应保证各种学生资助材料的系统性和完整性,奖助资助文件上的各种附件一律随文保存。承办人员因工作变动的,归档材料向接办人员完整交接,不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构人员及职责

第五条  冠亚娱乐学生资助工作档案管理由院和系(部)分级归档和管理。学生资助管理中心负责学院层面奖助资助材料的归档与管理,各系(部)负责除上报学院以外的资助工作档案的归档与管理。

第六条  学生资助管理中心负责全院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作。

第三章 归档范围

第七条  学生资助管理中心归档材料:(一)学院贫困生资料(库);(二)学校生源地贷款相关材料;(三)国家奖助学金相关材料;(四)政府、社会等奖助学金相关材料;(五)勤工助学相关材料;(六)临时困难补助相关材料;(七)资助育人成果相关材料;(八)教育精准扶贫学生资助材料。

第八条  系(部)归档材料:(一)系(部)贫困生资料(库);(二)政府、社会等奖助学金评审等相关材料;(三)资助育人成果相关材料;(四)教育精准扶贫学生资助材料;(五)本系(部)年度工作计划与总结、大事记;(六)系(部)工作管理制度、重要发文等相关材料。

第四章 档案归档及索引

第九条 学生奖助资助工作档案采取校、院两级管理模式,相关部门、学院要建立健全档案的归档、索引及调阅制度。
  
第十条  学生奖助资助工作档案应采用统一的分类方式和编码格式。
  
第十一条  归档时间要求:按年度或学年进行整理归档,在次年1月前完成上一年度的归档工作,平时奖助资

第十二条档案的销毁需报请学院奖助学金评审领导小组批准。

第五章附则

第十三条  本办法由学生资助管理中心负责解释。

第十四条  本办法自印发之日起执行

 

 

 

        冠亚娱乐学院学生工作部

            20181

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